¿Cómo saber si necesitamos un outsourcing?

No es posible hacerlo todo

En este mundo tan competitivo como complejo en el que vivimos hoy, parece casi imposible que una empresa esté en todo y tenga siempre lo que necesita en el seno de la organización. A veces falta un detalle, surge algo que no habíamos previsto y a lo que no es posible darle una respuesta de inmediato o por nosotros mismos. Es entonces cuando se presenta la necesidad de llamar a un experto en el tema, que a menudo puede ser un profesional que trabaja freelance o una empresa que funciona como outsourcing.

La siguiente pregunta que nos haríamos sería: ¿por qué si necesitamos que alguien nos resuelva determinado problema, no contratamos simplemente a la persona para que lo haga y preferimos la externalización de este trabajo? En primer lugar, hay que saber empleados no solo implican sueldos, también otros gastos, como seguros, antigüedad, vacaciones. En suma, existen diversas razones por las cuales a menudo es mejor recurrir a un profesional freelance o a un outsourcing.

Razones para contratar un outsourcing

Sobre estas razones hablaremos a continuación, para responder a la pregunta de inicio:

1. El trabajo estacional: en ciertas épocas, según la circunstancia y tipo de trabajo, aumenta la demanda de personal para la realización de determinadas tarea. Esto es común verlo en el campo, donde, durante la cosecha, hace falta una mayor cantidad de personas que en la época de la siembra. En navidad, podemos necesitar a una persona que se disfrace de Santa Claus para la fiesta; o si es invierno, hará falta alguien que palee la nieve. Pero no vamos a contratar por doce meses a una persona para que trabaje solo dos o tres.

2. Lo segundo es el trabajo hiperespecializado y/o de alto desempeño: un experto en redes puede ayudarnos al momento de instalar los equipos que nos permitirán estar interconectados; asimismo, en caso de presentarse un problema con estos sistemas. Pero seguramente no nos hará falta que esté siempre allí, si a lo que nos dedicamos es a la realización de fiestas infantiles, servicio de catering y otros. Otro ejemplo: con motivo de un matrimonio, una mujer seguro preferirá contratar a una persona para que la maquille y otra para que la peine; aunque dicha mujer pueda realizar esas mismas tareas a diario. Claro, no va a querer maquillarse y peinarse como lo hace siempre; esta es una ocasión especial que requiere, sin duda, de la participación de un profesional, tal vez un freelance, que hará un maquillaje inolvidable. Un buzo, un gasfiter, un electricista, una empresa que se especializa en demoliciones, un chofer, son tantos otros ejemplos de expertos en sus áreas.

3. Trabajo que requiere del manejo de equipos especializados: por lo común, las empresas pagan a una externa (outsourcing), que les presta el servicio de vigilancia privada. En ciertas ocasiones los vigilantes portan armamentos, para lo cual deben estar entrenados y tener, además, licencia. No es que sea imposible para una empresa tener un personal así, pero a menudo el costo de comprar armamento y las responsabilidades derivadas de ello (licencia, manejo) pueden ser mayores que lo que cuesta pagar simplemente el servicio a un outsourcing. Volviendo a otro ejemplo anterior, lo mismo puede aplicarse a una máquina para despejar la nieve; no solo es un trabajo estacional, sino que requiere manejo de equipo especializado; ambas cosas la puede proporcionar otra empresa (un outsourcing).

4. Tareas particulares dentro de un proyecto: tal vez es algo que no muchos saben, pero las grandes productoras de cine no realizan todas las actividades ellas (o su personal), sino que subcontratan empresas externas para realizar determinadas tareas, externalizando la mayoría de funciones y concentrándose en las líneas gruesas. Es el caso, por ejemplo, del vestuario; supongamos que se trata de una película, una comedia romántica, ambientada en el siglo XIX, entonces se busca a los expertos que pueden proporcionar esto. Pero si más bien es una película de acción futurista, se busca, además de este outsourcing, a otros que sean expertos en el tema de los efectos especiales y que no necesitábamos en la comedia romántica del siglo XIX.

Externalización o contratación: he ahí el dilema

Por supuesto, entre estos factores tenemos que considerar costos derivados de uno y otro, es decir, qué nos resulta menos oneroso: la externalización o la contratación del personal, poniendo en el otro plato de la balanza la calidad del trabajo: ¿es mejor el servicio del outsourcing o del personal que ya tengo o que pienso contratar? De ser así, es mejor confiar en el otro y dedicarte tú a lo tuyo, dedicarte a hacer bien lo que haces.

Asimismo, hay que considerar si tenemos en nuestro equipo a una persona con las habilidades que se requieren; o si la necesidad de realización de este trabajo será algo permanente u ocasional, tal como vimos. Y así, con todas estas cartas sobre la mesa, entonces podemos iniciar la discusión entre los miembros de la gerencia y decidir si contratamos o no a este outsourcing o a este profesional que trabaja freelance.